Den digitala utvecklingen i kommunerna går framåt i Finland i olika takt och i olika skeden. Reformen av informationshanteringen inom den byggda miljön och införandet av datasystemet för den byggda miljön, Ryhti, visar att de tekniska grundförutsättningarna i kommunerna i huvudsak är i ordning, men vardagen ser mycket olika ut runt om i landet. Samtidigt finns det lösningar och vägar framåt för kommuner av alla storlekar.
Doktor i administrativa vetenskaper Jarmo Pulkkinen från Web Fellows Oy har forskat i kommunernas digitalisering och genomfört digitala projekt i mer än 20 år. Han beskriver kommunfältet som tydligt differentierat.
”På nationell nivå finns det goda tekniska grundförutsättningar inom planläggning och tillståndsprocesser, och de anställda har god digital kompetens. Men digitaliseringen har inte gått lika snabbt framåt i kommuner med färre invånare som i större kommuner”, säger han.
År 2024 samlade Pulkkinen inom ramen for Ryhti-projektet in enkätmaterial från 268 kommuner. Svaren visade en tydlig polarisering: i kommuner där endast 1–6 personer ansvarar för planläggning och tillstånd är det särskilt utmanande att driva reformer framåt.
”För mig var det till och med en aha-upplevelse. Även om motivationen finns, räcker helt enkelt inte timmarna på dygnet till”, beskriver han.
Det handlar inte bara om system
Enligt Pulkkinen betraktas digital utveckling i kommunerna fortfarande alltför ofta som ett teknologiprojekt, trots att de största utmaningarna handlar om människor, kompetens och tidshantering.
”Planläggning och tillståndsarbete är expertuppgifter som kräver specialkompetens, vilket innebär att tekniska problem ofta kräver förståelse för sakfrågorna. I sådana situationer kan den allmänna IT-supporten ha svårt att hjälpa”, konstaterar han.
När man granskar vilka faktorer som förenade de kommuner som varit tidiga med Ryhti-arbetet framgår att teknologin bara är en del av helheten.
”Av sex faktorer var det bara en som gällde teknologin. Resten handlade om kommunens storlek, ledningens utvecklingsinriktning, samarbete mellan kommuner, medarbetarnas digitala kapacitet och tidigare erfarenhet av gemensamma projekt”, sammanfattar Pulkkinen.
Tiden är den största flaskhalsen
I tider av stram offentlig ekonomi är digitaliseringens resurser ett hett ämne, men enligt Pulkkinen är problemet i små kommuner i första hand inte finansieringen.
”Pengar löser inte utmaningen med tidshantering. När till exempel bara en anställd ansvarar för planläggning eller tillstånd är det mycket utmanande att ens hitta tid att följa Ryhti-utvecklingen”, säger han.
Om arbetet med områdesanvändning och bygglov ligger på en persons ansvar hamnar utvecklingsarbetet lätt i skuggan av de dagliga basuppgifterna.
”I en sådan situation blir det lätt så att reformer som Ryhti skjuts upp tills det är absolut nödvändigt att agera”, påpekar Pulkkinen.
Var uppstår motivation – och hur kommer man igång?
Pulkkinen sammanfattar att motivationen att ta i bruk nya verktyg framför allt uppstår från de konkreta fördelar man upplever i sitt eget arbete.
”I vår Ryhti-enkät framkom att de viktigaste nyttorna var enhetligare data och bättre kvalitet. Det är just dessa typer av fördelar på arbetsnivå som engagerar”, säger han.
Det finns dock en risk att entusiasmen avtar, särskilt om det inte finns tillräckligt med utrymme i vardagen för att ta till sig nya saker.
”Motivationen försvinner när införandet upplevs som dikterat uppifrån utan tillräcklig tid, kompetens eller stöd från ledningen”, tillägger Pulkkinen.
En av de vanligaste missuppfattningarna är att Ryhti måste lösas på egen hand eller att första steget är att skaffa ny teknik.
”Inget av detta stämmer. Du kan inleda förändringen stegvis”, säger Pulkkinen.
Han uppmanar kommuner att använda befintliga nätverk: diskutera med systemleverantörer och be om erfarenheter från grannkommuner.
”Man kan med fördel kasta bollen till tjänsteleverantörerna och fråga hur de ser på de kommande förändringarna”, råder Pulkkinen.
Att vänta fördjupar kompetensgapet
Många kommuner har valt att avvakta som sin strategi. Pulkkinen har förståelse för detta men påminner om dess konsekvenser.
”Det är logiskt att vänta när även grundarbetet ska skötas och lagstiftningen, systemen och arbetssätten fortfarande är levande. Priset är dock att både den egna och kommunens kompetensklyfta växer”, säger han.
Om kompetensen inte byggs upp i tid kan det bli stressigt i slutskedet.
”Belastningen borde fördelas över en längre tid. Det gäller också den enskilda medarbetaren. Kompetensen utvecklas och arbetet förblir mer hanterbart”, konstaterar Pulkkinen.
Han påpekar att digitala reformer inte kommer att gå framåt utan ledningens stöd.
”Utan att kommunens ledning kopplas in i diskussionen blir den tekniska sektorn ensam med trycket”, säger Pulkkinen.
Avslutningsvis sammanfattar han framtidsutsikterna:
”Viljan finns oftast. Frågan är var tiden och arbetsron ska hittas. Om vi inte lyckas ta tillvara digitaliseringen i Finland, var skulle det då lyckas?”, frågar Pulkkinen.