Riksarkivet har fattat beslut om arkivering av materialet i byggnadsdatalagret i datasystemet för den byggda miljön. Samtidigt bereds ett förfarande för kommunernas egna informationsmaterial inom byggnadstillsynen. Målet är att minska den dubbla arkiveringen och förtydliga kommunernas skyldigheter.
Riksarkivet fattade den 5 oktober 2026 ett beslut om arkivering av byggnadsdatalagrets informationsmaterial i datasystemet för den byggda miljön (Ryhti), som förvaltas av Finlands miljöcentral (Syke). I beslutet fastställs att kommunernas byggnadsuppgifter som uppkommer inom byggnadstillsynen ska arkiveras i Ryhti-systemet. Dessa uppgifter beskrivs som informationsmaterial i Sykes modell för informationshantering.
Beslutet gäller informationsmaterial i byggnadsdatalagret Ryhti som administreras av Finlands miljöcentral. Det löser dock inte ännu frågan om arkiveringen av de byggnadstillsynsuppgifter som finns i kommunernas egna system.
När kommunen lämnar uppgifter till Ryhti-systemet kan de också bli kvar i kommunens egna system. Därför behöver man utreda vilka informationsmaterial som kommunerna förfogar över och som ska arkiveras, vilka som ska bevaras under en viss tid och vilka som inte överförs till Ryhti-systemet.
Målet är att undvika dubbelarkivering
Miljöministeriet sammankallade sommaren 2026 en arbetsgrupp för att bereda ett förslag om arkivering av kommunernas informationsmaterial inom byggnadstillsynen. I arbetsgruppen ingår experter inom byggnadstillsyn, informationshantering och arkivering från kommuner av olika storlek. Ministeriet samordnar beredningen och Riksarkivet stöder arbetet med att fastställa informationsmaterialets bevarandevärde.
”Verksamhetsmiljön har förändrats till följd av den nya regleringen och ibruktagande av Ryhti-systemet. Därför behöver kommunerna ett arkiveringsbeslut som motsvarar nuläget. Det förslag som utarbetas i samarbete förväntas bättre beakta kommunernas olika sätt att hantera byggnadsuppgifter än tidigare”, säger specialsakkunnig Vesa Putkonen vid miljöministeriet.
Informationsmaterialen granskas utifrån kommunernas uppgifter, verksamhetsprocesser och modeller för informationshantering, inte utifrån specifika programvaror. Förslaget beaktar kommunernas olika system och praxis.
I beredningen utreds om kommunerna endast skulle behöva bevara sådant informationsmaterial under en viss tid som motsvarar de uppgifter som enligt Ryhti-beslutet ska arkiveras. Samtidigt identifieras de informationsmaterial som inte överförs till Ryhti-systemet, och deras arkivvärde bedöms.
Beslutet från 2016 ska ersättas
Ett annat mål är att ersätta arkivverkets beslut (på finska)(du blir omdirigerad till en annan tjänst) från 2016, enligt vilket de dokumentuppgifter som uppkommer i kommunernas lagstadgade byggnadstillsynsuppgifter ska arkiveras.
Enligt responsen från kommunerna har beslutet varit svårt att tillämpa, eftersom det inte tillräckligt exakt definierar byggnadstillsynens lagstadgade uppgifter och de handlingar som hör till dem. Beslutet har också lett till arkivering av uppgifter av ringa arkivvärde.
Syftet med det nya beslutet är att förtydliga definitionen av material som ska arkiveras och minska överlappande arkivering när motsvarande uppgifter redan arkiveras via byggnadsdatalagret Ryhti.
Kommunerna hörs innan beslutet fattas
Miljöministeriet har ordnat samarbetsmöten för kommunernas representanter. Enligt den nuvarande bedömningen kan arkiveringsförslaget bli klart under senare hälften av 2027, men tidtabellen preciseras när arbetet framskrider.
Utkastet till förslaget publiceras i Utlåtandetjänsten, där alla kommuner får möjlighet att ta ställning till det. Därefter fattar Riksarkivet ett allmänt arkiveringsbeslut om de informationsmaterial inom byggnadstillsynen som ska arkiveras i kommunerna. I beredningen fastställs också från och med när det nya beslutet ska tillämpas och för vilken tidsperiod de tidigare besluten ska iakttas.
”Under beredningen finns det möjlighet att se över om den egna kommunens modell för informationshantering är uppdaterad när det gäller byggnadstillsynens uppgifter och ibruktagandet av Ryhti-systemet. På så sätt får kommunen en bättre bild av hur förändringarna påverkar den egna kommunen inför remissbehandlingen av arkiveringsförslaget och kan vid behov lämna ett utlåtande om förslaget”, tipsar Vesa Putkonen.
Kommunerna bör nu följa med hur arbetet framskrider och förbereda sig inför remissbehandlingen. Innan det nya beslutet är klart kan man inte generellt utgå från att överföringen av uppgifter till Ryhti-systemet skulle undanröja alla arkiveringsskyldigheter som gäller kommunernas egna material.
Arkiveringen av uppgifter om områdesanvändningen, såsom planer, behandlas som en separat helhet. Målet är att i samarbete mellan Finlands miljöcentral och Riksarkivet utreda hur även de uppgifter om områdesanvändningen som ska arkiveras och som ska lämnas till Ryhti-systemet senare kan överföras till Riksarkivet.